KONSTEN ATT UPPHANDLA NÅGOT KREATIVT

 

För upphandling av kreativa tjänster gäller samma regler som för annan offentlig upphandling. Men hur säkrar du kvalitet i förhållande till pris? Hur kan du använda LOU på bästa sätt för att fånga upp mjuka värden?

Denna guide är till för att vägleda upphandlare av särskilt kreativa tjänster att utnyttja det spelrum som LOU erbjuder för att göra en bra upphandling – en upphandling som leder till ett långsiktigt givande samarbete mellan upphandlande part och leverantör av en kreativ tjänst.

Den vill slå hål på de myter som finns kring offentlig upphandling och visa på möjligheterna du har att utforma förfrågningsunderlaget så att du får bästa möjliga leverantör. I grund och botten handlar ju LOU om att skapa rättvisa snarare än onödiga begränsningar. 

För enkelhetens skull har vi delat in upphandlingsprocessen i 7 steg – här kan du läsa mer om myterna och möjligheterna steg för steg.

1

BEHOV


MYT

LOU begränsar. (Kan tvinga dig anlita en leverantör du inte vill jobba med.)

MÖJLIGHET

Utnyttja LOU till att specificera och fråga efter exakt det du vill ha.

 

Fokusera på det önskvärda resultatet för upphandlingen och beskriv tydligt vad som bedöms i urvalet. Tolka inte LOU för snävt utan utnyttja lagen för att även ställa krav på vad du tycker är viktigt – exempelvis kvalitet, hållbarhet, etnicitet, ekologi, jämlikhet. Om viktigt, fråga efter anbudsgivarens processer för att hålla tidsplaner och säkra god kvalitet.

 

 



MYT

Små anbudsgivare kan inte hantera stora upphandlingar.

MÖJLIGHET

Dela upp upphandlingen eller uppmuntra användande av frilansare vid behov.

 

Om upphandlingen är omfattande kan den delas upp för att inte utesluta för små anbudsgivare. Om små anbudsgivare inte räcker till kan de arbeta med frilansare eller i nätverk, som anbudssökande grupp.

 

2

GRUPP


MYT

Så länge man följer LOU behövs ingen specialkunskap.

MÖJLIGHET

Ha med sakkunniga personer som kan bedöma konsekvensen av vad som efterfrågas.

 

Det är viktigt att det finns kompetens och erfarenhet i upphandlingsgruppen som kan bedöma relevans – både vad gäller upphandling och ämnesområdet som upphandlas. Det gör processen smidigare. Vår rekommendation är att gruppen består av minst tre personer.

 

 



MYT

Upphandling sker anonymt.

MÖJLIGHET

Träffa dina anbudsgivare och uppmuntra dialog.

 

Bjud in till informationsträff innan upphandlingen har börjat – förståelse och respekt främjar ett långsiktigt samarbete. Föreslå eventuellt förfrågan på remiss. Använd de möjligheter som finns.

 

3

UNDERLAG


MYT

Man måste uttrycka sig formellt och kan passa på att ställa krav när man har chansen.

MÖJLIGHET

Krångla inte till det och undvik kanslisvenska.

Utforma så enkelt som möjligt. Ställ rimliga och relevanta krav. Tänk på är att vara strukturerad och tydlig. Fråga enbart efter det som är relevant – analysera konsekvenserna av vad du frågar efter. Glöm framför allt inte att man tävlar i gestaltning och innovationsförmåga – inte i upphandlingsförmåga.

 

”Förenkla din förfrågan så mycket som möjligt. En strukturerad upphandling gör inte kreativiteten sämre – tvärt om.”

Sibylle Kurz, Pitching coach and communication trainer, författare till boken “How to pitch”

 

KISS - keep is short and simple

 



MYT

Du måste begära fiktiva förslag för att kunna bedöma kreativitet.

MÖJLIGHET

Erbjud rimlig ersättning om fiktiva förslag krävs – annars be om referensexempel

 

Undvik att ställa krav på att tillhandahålla fiktiva lösningar. Be om referensexempel om du inte erbjuder ett arvode för den tid byrån lägger ner på att ta fram ett kreativt förslag. 1-3 referensexempel brukar vara lagom.

 

4

PROCEDUR


MYT

Upphandling måste ske med snäv tidsram.

MÖJLIGHET

Respektera din eventuella framtida samarbetspartners tid.

 

Förvarna i god tid alla eventuella tilltänkta anbudsgivare samtidigt om förestående upphandling – av respekt för deras planering (RFI). Bjud sedan in till informationsmöte. Var tydlig med hur upphandlingsprocessen går till.

 



MYT

Upphandlingssvar skickas in skriftligt.

MÖJLIGHET

Be anbudsgivaren presentera personligen.

 

Även om det inte är ett utvärderingskriterium kan det vara intressant att träffa din eventuella framtida samarbetspartner. Be gärna anbudsgivaren presentera sitt bidrag personligen om möjligt, men var mycket tydlig med vilka kriterier som utvärderas och hur det sker.

5

KRITERIER


MYT

Upphandling handlar om lägsta pris.

MÖJLIGHET

Vikta så att du får den kvalitet du vill ha.

 

Fundera över vilka kriterier som är viktiga för upphandlingen och ställ inte kriterier så att de gagnar enskilda leverantörer. Vilka kriterier ska generera bedömningspoäng? Om poäng ges för exempelvis uppdragsförståelse, pris, referensexempel och presentation – hur ska dessa kriterier viktas? Framför allt, hur bedöms kreativitet och strategisk höjd? Vår rekommendation är att låta priset utgöra max 30 % av den totala viktningen.

 
BRA – SNABBT – BILLIGT – vilka två är viktiga för dig?

 



MYT

Kostnadsindikationer begränsar kreativitet och strategisk höjd.

MÖJLIGHET

Var realistisk och relevant – och premiera kvalitet.

 

Ange ett prisspann eller fast pris så är det större chans att du får in förslag som matchar både behov och budget. Välj sedan efter den kvalitet och kreativitet du eftersträvar och som är rimlig i förhållande till priset – inte nödvändigtvis det billigaste. Vi rekommenderar fast pris med viktningsmodell, vilket främjar kvalitet före pris och sållar bort oseriösa anbud.

 

6

BEDÖMNING


MYT

Det går inte att bedöma kvalitet utan att se fiktiva exempel.

MÖJLIGHET

Be att få se referensexempel eller ge ersättning för kreativa förslag.

 

Det gagnar inte någon att låta anbudsgivare bjuda på tid och idéer. Det blir dessutom orättvist om vissa lämnar skisser medan andra färdiga förslag. Tänk på att fråga efter vad som särskiljer en viss leverantör eller lösning. Sträva efter att få fram varje bidrags unikitet, liksom värdet eller nyttan med bidraget. Vikta så att kvalitet premieras.

 

 



MYT

Om bara LOU följs så är allt juridiskt korrekt.

MÖJLIGHET

Det finns många sätt att tolka LOU – tänk igenom hur du formulerar din kravställning.

 

Specificera dina önskemål så tydligt som möjligt så att det inte finns risk för feltolkning.

 

7

TILLKÄNNAGIVANDE


MYT

LOU i all ära – men det blir ju ändå oftast överklaganden.

MÖJLIGHET

Om du följer LOU noggrant och är tydlig minskar sannolikheten för överklagan.

 

Se till att du jobbar igenom steg 1-6 ordentligt och informerar alla samtidigt, så kan du undvika överklaganden.

 

 



MYT

Om bara LOU följs så får du rätt svar.

MÖJLIGHET

Ge konstruktiv feedback så att anbudsgivaren har en möjlighet att utvecklas.

 

Alla förtjänar en återkoppling – det innebär förbättringsmöjligheter på sikt. Har du många anbudsgivare kan du prioritera feedback till de tre främsta och de som hör av sig själva.

 

KONTAKT

 

ADA
Business Region Göteborg
Box 111 19
404 23 Göteborg
Tel: 031- 61 24 02
Fax: 031- 61 24 01
info@adasweden.se

TACK!

 

Tack till Kristina Jacobson & Lovisa Wernsten som bidragit med sina iakttagelser från arbetet med avhandlingen Värdering av kreativa tjänster, juni 2015.

Tack till Biträdande Jurist David Schreiber från Gärde Wesslau Advokatbyrå för goda råd och nya infallsvinklar.

Tack också till Stadsarkitekt Björn Siesjö från Stadsbyggnadskontoret, Ordförande i Sveriges arkitekter Jacob Sahlqvist från White Arkitekter, samt från Göteborgs Stad, Stadsledningskontoret: Stadsjurist Ela Skorupska och Kommunikationsstrateg Maria Norberg.

Särskilt tack till Max Apéria, Byråvalsrådgivare på Sveriges Annonsörer, för värdefulla råd och tips.

1
2
3
4
5
6
7